In this article, you will learn
- which functions are available in this Operation,
- which processing steps this Operation can be used for, and
- what an example use case looks like.
1. Introduction
As described in the article Creating a Production Configuration, you can add various Operations to a Production Configuration. This article provides a detailed description of the prerequisites as well as the capabilities offered by the Operation Check Print Item Status.
The Operation Check Print Item Status is used in Production Configurations that cover an entire workflow – from uploading print data into the workflow through to output – as well as when applying Production Configurations to selected Articles or Print Items.
The Operation Check Print Item Status can be inserted flexibly and multiple times within a Production Configuration, except for the restrictions listed below. The following Operations must not be used before the Operation Check Print Item Status:
- Create Impose – as this only generates a Production Job from the Impose.
- Create Impose with Auto Nesting – as this only generates a Production Job from the Imposition.
- Create Production Job – as this can only be used to transfer the Production Job to the printer.
- Create Production Job for Tracks – as this can only be used to transfer the Production Job to the printer.
- Create Production Job from Imposition – at this can only be used to transfer the Production Job to the printer.
- Send to Printer – as no further Operations can be applied to rendered data.
- Export Imposition Report – as this is only used to create and export an Imposition Report after a Production Job has been created.
- Export Mounting Instruction – as this can only be used to create and export Mounting Instruction for Tiling after a Production Job has been created.
2. Function and Purpose of the Operation
The function of the Operation Check Print Item Status is to check the status of Print Items in the Workflow. If the selected status is reached, automated processing continues. If the status is not reached, workflow users can be automatically notified.
The purpose is to verify the status of the Print Item in order to provide a basis for deciding whether processing should continue or, if the status is not reached, to inform the user about the result.
2.1. Add Operation
To add the Operation Check Print Item Status, proceed as follows:
- Open the corresponding Production Configuration via Automation > Production Configurations and switch to the Operations tab.
- Add the Operation Check Print Item Status to the list of Operations. By default, the Operation is inserted at the end of the existing operation list.
- Then move the Operation to the desired position within the configuration. Please observe the previously mentioned restrictions regarding placecemtn – especially which Operations must not precede this step.
2.2. Set Up Operation
After adding the Operation Check Print Item Status, you still need to define the desired parameters within the Production Configuration.
Figure 1: The Add Production Configuration dialog with the selected Operation Check Print Items Status
To configure the Operation, the following options are available:
Proceed if Status reached [1] – in this section, you can define the settings that determine when the Production Configuration should continue after a status has been reached.
- Print Item Status [2] – use the selection field to add the statuses that allow the Operation to proceed. You can choose from the following statuses:
- Created
- Data Check
- Normalized
- Final Artwork
- Waiting for Approval
- Approved
- Imposed
- Sent to Printer
- Printed
- Quantity Reached
If Status not reached [3] – if the selected status or statuses are not reached, choose from the following options:
- Send Notification [4] – select the Workflow – User option [5] if you want to send a notification to selected users [7] who are created under Administration > Users and Roles. Alternatively, select the E-mail option [6] to send a message via E-mail – if required, a Preflight Report can also be attached.
Depending on the selected option, the settings below will change accordingly.
2.2.1. Use Case
Im nachfolgend beschriebenen Beispiel sollen Druckdaten über Automatisierung > Stapelverarbeitung in den Workflow hochgeladen, normalisiert, auf den Status »Normalisiert« hin überprüft und anschließend einem Produktionsauftrag zugeführt werden. Sollte die Prüfung nicht bestanden werden, soll eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Prüfbericht versendet werden.
Um dieses Vorhaben abzubilden, muss eine Production Configuration mit drei Operations – Check-in Artwork and Normalize, gefolgt von Check Print Item Status und Create Production Job – in der definierten Reihenfolge angelegt werden.
Gehen Sie nun folgendermaßen vor:
- Wählen Sie den Menüeintrag Automation > Batch Processing aus.
- Erstellen Sie eine neue Production Configuration über das Symbol Add [8].
Figure 2: Batch Processing section at the start
- Die Vorgänge Druckdaten einchecken und normalisieren, gefolgt von Produktionsauftrag erzeugen, sind bereits ausgewählt. Vergeben Sie für die Produktionskonfiguration einen möglichst beschreibenden Namen [9] sowie optional eine Bemerkung [10].
- Markieren Sie den Vorgang Druckdaten einchecken und normalisieren und wählen Sie darin eine Check-in Prüf- und Korrekturvorlage [11] aus.
Figure 3: Der Dialog Produktionskonfiguration für Stapelverarbeitung mit den zwei Vorgängen, die standardmäßig eingefügt sind
- Konfigurieren Sie anschließend den Vorgang Produktionsauftrag erzeugen. In unserem Beispiel wird ein Kontur-Nesting durchgeführt, welches in einem mehrseitigen Nesting auf der definierten Plattengröße ausgegeben werden soll.
- Über das Symbol Hinzufügen [12] fügen Sie nun den Vorgang Motivstatus prüfen hinzu und setzen ihn an der angezeigten Stelle [13] ein.
- Wählen Sie im Feld Status Motiv die Status Normalisiert, Druckreif bzw. Freigegeben [14] aus.
- Wählen Sie unter Benachrichtigung senden das Feld E-Mail [15] aus.
- Wählen Sie anschließend das gewünschte E-Mail-Konto (Absender) [16], die E-Mail Vorlage [17] sowie die gewünschten E-Mail Empfänger [18] aus.
- Aktivieren Sie noch die Option Prüfbericht in E-Mail anhängen [19], um den PDF-Prüfbericht ebenfalls zu übermitteln.
- Nachdem Sie den letzten Schritt konfiguriert haben, sichern Sie diese Einstellungen der Produktionskonfiguration durch Klicken auf Speichern.
Figure 4: Der Dialog Produktionskonfiguration für Stapelverarbeitung mit dem Vorgang Motivstatus prüfen
- Im Reiter Stapelverarbeitung ausführen [20] fügen Sie über Dateien auswählen [21] die gewünschten Dateien von Ihrem lokalen Rechner hinzu. Geben Sie die gewünschte Anzahl an Kopien entweder für die einzelnen Motive oder global unter Menge [23] ein.
- Stellen Sie sicher, dass in der Auswahlliste für die Produktionskonfiguration [22] die zuvor erstellte Produktionskonfiguration ausgewählt ist.
- Klicken Sie auf Start [24], um den Vorgang der Stapelverarbeitung zu starten.
Figure 5: Der Einstellungsbereich des Menüpunktes Stapelverarbeitung
- Im nun geöffneten Dialog Stapelverarbeitung überprüfen Sie nochmals die Einstellungen und geben den zu verwendenden Namen [25] für den Stapelverarbeitungsauftrag ein.
- Klicken Sie auf Stapelverarbeitung starten [26], um den Vorgang zu starten.
Figure 6: Der Dialog zum Erstellen des Stapelverarbeitungsauftrags
- Den jeweiligen Fortschritt zu den einzelnen Automationsaufträgen können Sie entweder im Reiter Historie zur Stapelverarbeitung des Menüpunktes Automatisierung > Stapelverarbeitung oder über Automatisierung > Automationsaufträge verfolgen.
- Navigieren Sie nach Abschluss des Auftrags zu Produktionsaufträge > Produktionsaufträge.
- Öffnen Sie den betreffenden Produktionsauftrag – der Status für des hochgeladenen Motivs sollte auf Montiert [27] gesetzt sein.
Figure 7: Die Detailansicht des Produktionsauftrags mit dem mehrseitigen Motiv
Practise Files
To reproduce the described example, you can download the corresponding Print Items here.
Article Update: Workflow 1.22.2 – 02/2026