In this article, you will learn
- which default settings can be configured in advance for the Approval Project,
- which default settings can be configured for the Approval Portal, and
- how to store customer-specific information.
1. Introduction
Before creating an Approval Project, the required configurations must be completed and the relevant settings defined. These form the foundation of the approval process and ensure consistent and reliable use.
Before an Approval Project is created, it is recommended to define initial settings and configurations in advance. Regardless of how the print data is later sent to the customer for approval – manually via email or through the online Approval Portal – the following preparatory steps must be completed:
- Configure the basic settings for the Approval Project
- Configure the basic settings for the Approval Report
- Configure the settings for the Online Portal – if it is used and licensed – and
- create the customer to account for customer-specific information in the approval process.
2. Configure Preliminary Settings
To configure the process for creating Approval Projects, basic settings can be defined system-wide. For this purpose, open the section Administration > Settings > Reports > Approvals. The values defined there are applied as defaults for new Approval Projects and enable consistent and time-efficient creation of Approval Projects.
Define Default Values definieren
All values defined here are used as default values for creating Approval Projects and are automatically applied when a new project is created. Deviating values can be adjusted at any time while creating an Approval Project without changing the stored default values.
Im Reiter Freigaben stehen verschiedene Einstellungsbereiche zur Verfügung. Diese dienen sowohl der Konfiguration von Freigabeprojekten als auch der Freigabereporte sowie der Einrichtung des Online-Freigabeportals. Jeder Einstellungsbereich kann über die Schaltfläche Bearbeiten [1] bearbeitet werden.
In the tab Approvals, various configuration sections are available. These are used to configure Approval Projects and Approval Reports, as well as to set up the Online Approval Portal. Each settings section can be edited by clicking the button Edit [1].
Figure 1: All configuration settings in the tab Approvals
2.1. Einstellungen für das Freigabeprojekt
Für das Approval Project selbst steht der Einstellungsbereich »Einstellungen Freigabeprojekt« zur Verfügung. Darin können grundlegende Informationen – Project Name, Approval Report Name, Expiration date usw. – definiert werden. Die Verwendung von Platzhaltern, durch die Informationen für jedes Freigabeprojekt dynamisch eingetragen werden, hilft dabei, die Bezeichnungen für die Freigabereporte und das Freigabeprojekt zu standardisieren. Folgende Optionen stehen in diesem Einstellungsbereich zur Verfügung:
- Project Name [2] – vergeben Sie hier den gewünschten Namen für das Freigabeprojekt. Konfigurieren Sie den gewünschten Projektnamen, indem Sie die Platzhalter [3] sowie statischen Text eingeben und den gesamten Text als Standardwert für den Projektnamen hier einfügen.
Beispiel:${motif.name} ${approval_project.external_id} [${approval_project.project_item_count}] reports [${approval_project.expiration_utc}] - Approval Report Name [4] – vergeben Sie hier den gewünschten Namen für den Freigabereport. Konfigurieren Sie den gewünschten Dateinamen, indem Sie die Platzhalter [5] sowie statischen Text eingeben und den gesamten Text als Standardwert für den Dateinamen hier einfügen.
Beispiel:${motif.name} ${motif.external_id} report-v${approval_project_item_report.version_nr} - Comment [6] – geben Sie hier optional eine Bemerkung zum Freigabeprojekt ein.
- Days until expiry [7] – definieren Sie hier, nach wie vielen Tagen das Freigabeprojekt ablaufen soll.
- Expiration Time [8] – definieren Sie hier die Uhrzeit, zu der das Freigabeprojekt am Ablaufsdatum enden soll.
Figure 2: The settings area Approval Project Settings with all available options
2.2. Approval Report Settings
Rund um den Freigabereport stehen derzeit drei Einstellungsbereiche zur Verfügung. Darin werden unter anderem die Informationen zu Sonderfarben, die im Report aufgelistet werden sollen, die Reportvorlage sowie die zu verwendende Maßeinheit definiert. Folgende Einstellungsbereiche stehen zur Verfügung:
Einstellungen Freigabereportkonfiguration
Im Einstellungsbereich Einstellungen Freigabereportkonfiguration kann definiert werden, welche Sonderfarben, Technischen Farben sowie Farben, die als Separation – sprich Weiß, Lack und Primer – ausgegeben werden, auf der Überblicksseite des Reports dargestellt werden sollen. Zusätzlich kann definiert werden, ob eigene Informationsseiten für bestimmte Sonderfarben angefügt werden sollen. Folgende Optionen stehen hier zur Verfügung:
Motiv-Darstellung
- Prozessfarben + Sonderfarben [9] – aktivieren Sie diese Option, wenn die verwendeten Prozessfarben und Sonderfarben auf der Übersichtsseite aufgelistet werden sollen. Es können bis zu 12 Sonderfarben im Report platziert werden.
- Technische Farben [10] – aktivieren Sie diese Option, wenn die verwendeten Technischen Farben auf der Übersichtsseite des Reports aufgelistet werden sollen.
- Weiß, Lack und Primer [11] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle verwendeten Sonderfarben, die als Separation ausgegeben werden – sprich Weiß, Lack und Primer – aus der Überblicksseite aufgelistet werden sollen.
Beachten Sie, dass zumindest eine der oben genannten Optionen ausgewählt sein muss!
Zusätzliche Seiten
- für Technische Farben [12] – aktivieren Sie diese Option, wenn für Technische Farben eine eigene Seite dem Report hinzugefügt werden soll. Auf dieser zusätzlichen Seite werden alle Technische Farben sowie ergänzend die Informationen zur Druckdatei aufgelistet.
- für Weiß, Lack und Primer [13] – aktivieren Sie diese Option, wenn für Weiß, Primer und Lack eine eigene Seite dem Report hinzugefügt werden soll. Auf dieser zusätzlichen Seite werden diese Sonderfarben sowie ergänzend Informationen zur Druckdatei aufgelistet.
- Druckdatei anhängen [14] – aktivieren Sie diese Option, wenn die zu druckende Datei am Ende des Reports angehängt werden soll.
Beachten Sie, dass das Anhängen der Druckdatei in vielen Fällen dazu führt, dass ein Freigabereport aufgrund der Speicherplatzgröße nicht mehr versendet werden kann.
Figure 3: Der Einstellungsbereich Freigabereportkonfiguration mit allen verfügbaren Optionen
Freigabereport Engine-Einstellungen
Im Einstellungsbereich Freigabereport Engine-Einstellung definieren Sie, womit der Freigabereport erstellt werden soll sowie welche Reportvorlage verwendet werden sollen. Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
- Anwendung [15] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welche Anwendung zum Erstellen des Reports verwendet werden soll. Aktuell kann nur InDesign ausgewählt werden.
- Sprache [16] – wählen Sie die gewünschte Sprache für die Erstellung des Reports aus.
- Freigabe-Reportvorlage [17] – wählen Sie hier die gewünschte Reportvorlage aus, die für die Erstellung des Reports verwendet werden soll. Es werden vier Standardvorlagen mit der Applikation ausgeliefert. Über Hinzufügen [18] kann eine neue Vorlage durch Auswahl des entsprechenden Pfads, unter dem die erstellte Vorlage gespeichert ist, hinzugefügt werden.
Figure 4: Der Einstellungsbereich Freigabereport Engine-Einstellungen
Einstellungen Freigabereport
Im Einstellungsbereich Einstellungen Freigabereport können die Längeneinheit sowie eine Bemerkung für den Freigabereport definiert werden. Diese Konfigurationen haben später Auswirkungen auf den Report selbst. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Längeneinheit [19] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welche Längeneinheit für den Report verwendet werden soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
Punkt (pt)Millimeter (mm)Zentimeter (cm)Zoll (in)
- Bemerkung [20] – vergeben Sie optional einen Kommentar. Dieser wird bei den Standard-Reports in der Kopfzeile angezeigt.
Figure 5: Der Einstellungsbereich Einstellungen Freigabereport
2.3. Einstellungen zum Online-Freigabeportal
Wenn Sie das Online-Freigabeportal nutzen, können dafür entsprechende Voreinstellungen getroffen werden. Falls Sie das Freigabeportal nicht verwenden, können Sie die nachfolgenden Einstellungen einfach ignorieren.
Derzeit stehen drei Einstellungsbereiche für das Freigabeportal zur Verfügung. Diese decken allgemeine Einstellungen zum Freigabeportal, zur E-Mail-Erstellung sowie zu übertragende Informationen für das Freigabeportal ab. Folgende Einstellungsbereiche stehen für das Freigabeportal zur Verfügung:
Einstellungen Freigabeportal
Im Einstellungsbereich Einstellungen Freigabeportal können Sie vorab definieren, ob jedes Freigabeprojekt im Freigabeportal veröffentlicht werden soll sowie welches Freigabeportal dafür verwendet wird. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:
- Publish to Approval Portal [21] – aktivieren Sie diese Option, wenn jedes erstellte Freigabeprojekt automatisch im Online-Freigabeportal veröffentlicht werden soll.
- Approval Portal [22] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, auf welchem Freigabeportal die Freigabeprojekte veröffentlicht werden sollen.
Figure 6: Der Einstellungsbereich Einstellungen Freigabeportal
Kein Freigabeportal auswählbar
Beachten Sie, dass in diesem Fall zuvor die Schnittstelle zum Freigabeportal unter Administration > Schnittstellen eingerichtet werden muss.
Approval Portal E-Mail Settings
Im Einstellungsbereich E-Mail-Einstellungen Freigabereport können Sie definieren, ob Kunden automatisch per E-Mail darüber informiert werden sollen, dass ein neues Freigabeprojekt im Online-Portal zur Verfügung steht. Folgende Optionen stehen dafür zur Verfügung:
- Send E-Mail [23] – aktivieren Sie diese Option, wenn nach dem Hochladen des Freigabeprojekts in das Online-Portal automatisch eine E-Mail an den Kunden, mit der Information, dass eine Freigabe zur Verfügung steht, versendet werden soll.
- E-Mail Template [24] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welche Vorlage für die Erstellung der E-Mail verwendet werden soll.
- E-Mail Account (Sender) [25] – wählen Sie im Auswahlmenü aus, welches E-Mail-Konto für den Versand der E-Mail an den Kunden verwendet werden soll.
Beachten Sie, dass sowohl das entsprechende E-Mail-Konto als auch eine angepasste E-Mail-Vorlage zuvor unter Administration > Einstellungen > E-Mail angelegt werden müssen.
Figure 7: Der Einstellungsbereich E-Mail-Einstellungen Freigabereport
Information to be transferred to the Approval Portal
Im Einstellungsbereich Zu übertragende Informationen zum Freigabeportal besteht die Möglichkeit, festzulegen, welche Informationen dem Kunden im Online-Freigabeportal angezeigt werden sollen. Neben der Möglichkeit, Sonderfarben auszuschließen, können zusätzliche Informationen zur Beschreibung des Freigabeprojekts definiert und mithilfe von Platzhaltern dynamisch befüllt werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Allow to use Annotations [26] – aktivieren Sie diese Option, wenn Sie dem Kunden im Online-Freigabeportal erlauben möchten, Anmerkungen hinzuzufügen.
- Allow to Upload Files [27] – aktivieren Sie diese Option, wenn Sie dem Kunden im Online-Freigabeportal erlauben möchten, neue Druckdaten hochzuladen.
- Upload all separations of color type "Output as Separation" [28] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle Sonderfarben, die als Separation ausgegeben werden – beispielsweise Weiß, Varnish oder Primer – ebenfalls hochgeladen und als Informationen im Online-Freigabeportal angezeigt werden sollen. Möchten Sie bestimmte dieser Sonderfarben, die als Separation ausgegeben werden, vom Hochladen in das Online-Freigabeportal ausschließen, wählen Sie im Auswahlmenü Exclude separations from upload [29] die jeweilige Sonderfarbe aus. Die ausgenommenen Sonderfarben werden im Online-Freigabeportal nicht angezeigt.
- Upload all separations of color type "Hybrid Colors" [30] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle Hybriden Sonderfarben – beispielsweise Goldfolie – ebenfalls hochgeladen und als Informationen im Online-Freigabeportal angezeigt werden sollen. Möchten Sie bestimmte Hybride Sonderfarben vom Hochladen in das Online-Freigabeportal ausschließen, wählen Sie im Auswahlmenü Exclude separations from upload [31] die jeweilige Sonderfarbe aus. Die ausgenommenen Sonderfarben werden im Online-Freigabeportal nicht angezeigt.
- Upload all separations of color type "Technical Spot Color" [32] – aktivieren Sie diese Option, wenn alle Technischen Sonderfarben – beispielsweise Dieline, Crease oder Kiss Cut – ebenfalls hochgeladen und als Informationen im Online-Freigabeportal angezeigt werden sollen. Möchten Sie bestimmte Technische Sonderfarben vom Hochladen in das Online-Freigabeportal ausschließen, wählen Sie im Auswahlmenü Exclude separations from upload [33] die jeweilige Sonderfarbe aus. Die ausgenommenen Sonderfarben werden im Online-Freigabeportal nicht angezeigt.
Figure 8: Der Einstellungsbereich Zu übertragende Informationen zum Freigabeportal
Im Bereich Darzustellende Informationen am Freigabeportal können zusätzlich beliebig viele Einträge bzw. Informationen zum Freigabeprojekt hinzugefügt werden. Um zusätzliche Informationen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Um einen weiteren Eintrag hinzuzufügen, klicken Sie auf Eintrag hinzufügen [37].
- Sie können zwei Typen von Beschriftungen hinzufügen sowie Platzhalter zu die Bezeichnungen auswählen. Folgende Beschriftungstypen stehen zur Verfügung:
- Zwischenüberschrift [34] – damit kann eine Überschrift für eine Gruppe von Informationen erstellt werden. Diese wird im Freigabeportal mit einer Linie unterhalb der Zwischenüberschrift gekennzeichnet.
- Textzeile [36] – damit kann eine spezifische Information zum angezeigten Motiv bzw. zum Auftrag angezeigt werden.
- Nachdem Sie den gewünschten Beschriftungstypen ausgewählt haben, muss eine Platzhalterbezeichnung [35] gewählt werden. Diese wird ebenfalls im Freigabeportal angezeigt.
- Definieren Sie abschließend den Platzhalterinhalt [38] entweder durch Auswahl eines Platzhalters oder durch Eingabe eines statischen Textes. Um Platzhalter den Beschriftungen zuzuweisen, klicken Sie auf Platzhalter hinzufügen [39], um den Dialog Platzhalter auswählen zu öffnen.
- Im geöffneten Dialog wählen Sie den oder die gewünschten Platzhalter aus – es stehen Platzhalter in den Kategorien Auftrag, Auftragsposition, Druckkonfiguration, Farbstrategie, Global, Kunde, Material, Materialkategorie, Motiv und PDF-Informationen zur Verfügung.
- Durch Klick auf den jeweiligen Platzhalter wird dieser dem Eingabefeld hinzugefügt.
- Klicken Sie auf das Listen- oder Textsymbol [40], um die Darstellungsansicht der Platzhalter zu ändern bzw. nur einen Textbereich des Inhalts anzuzeigen. Der gewünschte Textbereich kann durch Doppelklick auf den Platzhalter ausgewählt werden.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
Figure 9: Der Dialog Platzhalter auswählen mit den verfügbaren Platzhaltern
3. Kunden anlegen
Um kundenspezifische Informationen sowohl im Freigabereport als auch im Freigabeprojekt zu hinterlegen, muss zuvor ein Kunde angelegt und alle verfügbaren Informationen zum Kunden eingegeben werden. Beim Erstellen eines Freigabeprojekts kann der bereits angelegte Kunde ausgewählt werden, sodass alle kundenspezifischen Informationen entsprechend verarbeitet werden.
3.1. Kunden anlegen
Um einen Kunden in der Applikation anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in den Menüpunkt Administration > Kunden. Dort finden Sie eine Übersicht über alle bereits angelegten Kunden.
- Klicken Sie auf Hinzufügen [41], um einen neuen Kunden anzulegen. Dadurch öffnet sich der Dialog Kunde hinzufügen.
Figure 10: Der Menüpunkt Kunden mit der Übersichtsliste aller Kunden
- In der Applikation wird zwischen Firmen und Privatkunden unterschieden. Wählen Sie daher zuerst aus, ob es sich um eine Firma oder eine Privatperson [42] handelt. In diesem Beispiel wird eine Firma angelegt. Beachten Sie, dass sich der Dialog minimal ändert, wenn eine Privatperson angelegt wird.
- Füllen Sie anschließend den Dialog mit allen notwendigen Informationen zum Kunden aus. Drücken Sie anschließend auf Speichern [43], um den Kunden zu speichern.
Figure 11: Der Dialog Kunde hinzufügen mit allen notwendigen Informationen zum Kunden
3.2. Ansprechpartner hinzufügen
Nachdem ein Kunde angelegt wurde, kann dieser in allen Bereichen, in denen Kunden ausgewählt werden können, ausgewählt werden. Für Firmen steht darüber hinaus die Möglichkeit, Ansprechpartner hinzuzufügen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Wechseln Sie in den Menüpunkt Administration > Kunden. In der Übersichtsliste stehen Ihnen alle angelegten Kunden – Privatpersonen und Firmen – zur Verfügung.
- Wählen Sie die gewünschte Firma aus und wechseln Sie in die Detailansicht durch Klick auf den Namen [44] oder durch Auswahl von Zur Detailansicht wechseln [45]. Alternativ kann ein Ansprechpartner auch außerhalb der Detailansicht über Bearbeiten [46] hinzugefügt werden. Wechseln Sie dazu im Dialog Bearbeiten auf den Reiter Ansprechpartner und befüllen Sie die entsprechenden Felder.
Figure 12: Der Menüpunkt Kunden in der Übersichtsliste aller Kunden
- Wechseln Sie in der Detailansicht in den Reiter Ansprechpartner [47].
- Klicken Sie in diesem Reiter auf Hinzufügen [48], um einen Ansprechpartner für diese Firma anzulegen. Dadurch öffnet sich der Dialog Kontakt hinzufügen.
Figure 13: Der Reiter Ansprechpartner in der Detailansicht eines Kunden
- Füllen Sie anschließend den Dialog mit allen notwendigen Informationen zum Ansprechpartner aus. Klicken Sie dann auf Speichern [49], um den neuen Ansprechpartner zu speichern.
Figure 14: Der Dialog Kontakt hinzufügen
Article Update: $PRODUCT_NAME_WORKFLOW 2.0.0 – 05/2026